MICE Revenue Management steckt in den Kinderschuhen und ist komplex. Der MICE-Markt hat sich in den letzten Jahren verändert. Mit dem Zuwachs von OTAs und Instant Booking im Tagungsmarkt, ändert sich der Wettbewerb. Die strikte Nachfrage der Tagungskunden nach Preis- und Leistungsverhältnis ist die Regel. Hier kommt das MICE Revenue Management aufs „Parkett“ der Tagungshotellerie.

Revenue Management im Bereich Tagungen unterliegt den gleichen Prinzipien wie im Logis Bereich, denn die Raumkapazitäten sind genauso begrenzt wie die Anzahl der Zimmer.

Was heißt das?

Langfristig orientiertes strategisches Umsatz- und Ertragsmanagement unter Einbeziehung der Preisuntergrenze nach Kosten und von Vertrieb & Marketing. Das Ziel ist die Maximierung der Erträge.

Klingt komplex? Ist es auch.

Es geht um messen und managen der Historie und der Nachfrage. Gemessen werden unter anderem die Marktsegmente / Eventtypen, die angefragten Wochentage und die Nebenumsätze im Hotel. Um das Yielding des Umsatzes pro verfügbarem Quadratmeter, Personenanzahl in Räumen oder verfügbarer Zeit pro Tagungsraum zu spielen, muss zuerst eine Revenue Management Strategie implementiert werden.

Das bedeutet, dass Tagungshotels ihre Kosten und den Demand (die Nachfrage) kennen. Analysieren und messen, um den Mindestumsatz pro Marktsegment, pro Wochentag, Dauer, pro Raum und Saison zu definieren.

Was wird betrachtet?

  • Kapazität
  • Anteil Logis, F&B
  • Kosten
  • Technik
  • Raum
  • Personal
  • Reinigung
  • Energie/Versorgung/Versicherung
  • F&B
  • Rahmenprogramm
  • Technik
  • Konnektivität
  • Hotelzimmer
  • Transfer
  • Logistik & Lager
  • Parkplätze
  • Verbrauchsmaterial
  • Möbel
  • Seminar / Workshop
  • Tagung
  • Kongress
  • Konferenz
  • Ausstellung / Präsentation
  • Events
  • Hochzeiten
  • Familienfeiern
  • Termin
  • Teilnehmer
  • Bestuhlung
  • Raumbedarf
  • Veranstaltungsablauf / Zeit
  • Preis
  • Services
  • Zahlungskonditionen

Die Basis entwickeln – Stein auf Stein setzen!

1. Den Demand kennen

Sie messen Informationen der Nachfrage und des Buchungsverhaltens pro Marktsegment. Dies beinhaltet:

  • Anfragen
  • Turnaways seitens des Hotels
  • Absagen vom Kunden (Unconfirmed)
  • Buchungen

Das Ergebnis dieser Kette ergibt die Conversion Rate.

Analysieren Sie die Auslastung pro Raum, pro Wochentag und Dauer. Wie ist das Nachfrageverhalten, die Lead-Time pro Marksegment? Entwickeln Sie daraus Verhaltensmuster.

2. Die Kosten kennen

Evaluieren Sie die Kosten pro Raum und Marktsegment / Eventtyp. Um die Preisuntergrenze und Deckungsbeiträge zu ermitteln, ist eine Kostenrechnung mit fixen und variablen Kosten notwendig. Fixkosten sind Kosten, die konstant und belegungsunabhängig sind. Variable Kosten entstehen, wenn der Raum vermietet wird. Dazu gehört beispielsweise die VA-Technik, Beschilderung, Raumbereitstellung, Auf/Abbau (inkl. Personal) oder Provision.

3. Die Auslastung kennen

Es gibt verschiedene Ansätze die Belegung (OCC) für die Räume zu berechnen. Die nachfolgenden Metriken geben Ihnen Aufschluss über die Nachfrage und die Auslastung der Veranstaltungsräume.

Ein wesentlicher Indikator ist die Meeting Space Utilization. Basis hierfür bildet die maximale verfügbare Tagungsfläche mit der höchst möglichen Personenanzahl (bei bester Bestuhlungsform) und die erzielte Belegung pro Quadratmeter.

belegte qm
Utilization:  —————
verfügbare qm

Eine andere Metrik ist die Formel pro verfügbarem Zeitfenster, der ConPAST (contribution per available space time). Hierbei werden fixe Buchungsfenster pro Tag angeboten (z.B. Vormittag/Nachmittag/ganztags). Die Belegung errechnet sich über die maximale Mietdauer geteilt durch die Auslastung pro Quadratmeter.

Die Performance zeigt der ConPost (contribution per occupied space time): Gesamtumsatz x Profitabilität (%) geteilt durch die belegten Quadratmeter.

Spannend wird es, hier den Faktor Zeit / Stunden in die Berechnung aufzunehmen: Wie häufig kann ein Raum pro Tag verkauft werden und was ist die maximal buchbare Zeit für den Raum?

4. Die Profitabilität analysieren

Werten Sie die Profitabilität pro Segment aus der Sicht des Gesamtumsatzes – inklusive aller Nebenumsätze aus und stellen Sie diese den Kosten pro belegtem Raum gegenüber. Ziel ist es, den Deckungsbeitrag zu ermitteln, der die Basis für die RM Strategie und den Business-Mix bildet. Üblicherweise wird der Deckungsbeitrag pro Quadratmeter errechnet.

5. Die Performance verstehen

Es gilt die internen und externen Einflüsse zu analysieren, und die Indikatoren für die Wertentwicklung zu identifizieren. Dazu gehören beispielsweise:

Interne Einflüsse

  • Ausstattung der Räume
  • Ressourcen im Tagungshotel
  • Hotelzimmer Verfügbarkeit
  • Erreichbarkeit / Lage
  • Fehlende Kapazität

Externe Einflüsse

  • Messen/Events im Ort
  • Wirtschaftliche Lage
  • Infrastruktur am Ort
  • Terroranschläge

All diese Daten bilden das Fundament, um eine MICE Revenue Management Strategie zu entwickeln. Daraus abgeleitet das Pricing und die Produktentwicklung für den Tagungsverkauf.

Wir stehen am Anfang. Die Voraussetzung für die Implementierung eines aktiven MICE Revenue Management ist, dass Hotels Ihre Tagungsräume profitabel managen wollen. Spätestens wenn die MICE Kennzahlen erlernt werden und deren Zusammenhänge verstanden wurden, fängt auch dieser Bereich an, Mitarbeitern Spaß zu machen. Unser neu aufgelegtes Seminar MICE Revenue Management für Veranstaltungsräume ist laut Teilnehmern eine echte Bereicherung und ein toller Austausch mit Teilnehmenden aus Deutschland und Österreich.

Dieser Artikel wurde gemeinsam von Bianca Spalteholz und Astrid Creutz erstellt.